Nous vivons dans un monde où la communication est omniprésente. Nous avons des interactions avec de nombreux interlocuteurs.Toutefois, si nous souhaitons bâtir des liens, convaincre, régler des enjeux importants, nous devons apprendre à avoir des conversations efficaces surtout quand c’est important. Que ce soit en couple, dans notre milieu professionnel, dans nos partenariats d’affaires, nous aurons à mener des conversations importantes et nous devons savoir comment nous y prendre pour les rendre à la fois productives et transformatrices.
Je vous présente ici quelques astuces pour vous assurer d’avoir des conversations de grande qualité:
1- Soyez reposé
Pour vous assurer de rester en contrôle tout au long de la conversation et ne pas laisser vos émotions prendre le dessus, vous devez vous assurer d’être reposé. Il serait mal avisé de débuter une conversation difficile en fin de journée,lorsque vous avez votre journée dans le corps. La même mise en garde s’applique quand vous avez eu une mauvaise nuit.Vous êtes plus à risque de perdre le contrôle si jamais vous rencontrez de la résistance ou si vous avez en face de vous quelqu’un de peu réceptif. Choisissez donc un moment de la journée où vous êtes à votre meilleur côté énergie. N’hésitez pas à remettre la conversation si vous ne vous sentez pas dans des dispositions favorables.
2- Faites le vide dans votre esprit
Assurez-vous avant une conversation difficile de faire le vide dans votre esprit. Vous pouvez prendre une petite marche, faire un exercice de respiration ou une petite méditation. Cela vous permettra de revenir dans le moment présent, être plus proche de votre propre ressenti. Vous serez ainsi connecté à vous même et dans une posture propice à l’écoute de l’autre.
3-Déterminer le contenu de la conversation.
Il est fortement recommandé de décider à l’avance de ce que vous direz dans la conversation, des termes que vous souhaitez utiliser afin d’obtenir le plus d’impact chez votre interlocuteur. Formulez avec précision les points suivants et écrivez les sur feuille:
- Les besoins que vous souhaitez verbaliser lors de votre rencontre;
- La situation actuelle qui doit changer;
- Les impacts que la situation actuelle a sur vous et votre qualité de vie;
- Vos attentes envers votre interlocuteur;
- Ce que vous faites en ce moment comme efforts pour faciliter le bon déroulement des choses;
- Ce que vous êtes prêt à faire comme effort supplémentaire pour participer à l’épanouissement de la relation.
Cette préparation est importante car elle vous permettra de ne pas improviser. Vous disposerez des mots justes et vous pourrez vous concentrer sur la conversation.
4- Déterminez ce que vous ne direz pas
Sous le coup de l’émotion, on peut dire des choses qu’on risque de regretter et qui vont nuire à l’objectif qu’on s’est fixé pour la conversation. Il est donc judicieux de décider en amont ce que nous ne souhaitons pas dire dans la conversation. Il faut éviter de poser des jugements ou de lancer des accusations contre nos interlocuteurs. Il faut éviter les attaques personnelles et les généralités (du genre de toujours et jamais ). Il faut se le rappeler avant la conversation car c’est plus facile de savoir dans quelles lignes naviguer quand les balises sont claires pour nous.
5. Optez pour des questions ouvertes et intéressez-vous à votre interlocuteur .
Pour qu’une conversation soit efficace, il faut inciter son interlocuteur à s’exprimer et l’une des façons efficaces de le faire est de poser des questions ouvertes. Il faut éviter le plus possible les questions dont les réponses risquent d’être oui ou non . En général, les gens s’impliquent mieux dans les conversations qui touchent des champs d’intérêts qui les passionnent ou quand on leur permet de parler d’eux. Un petit conseil, renseignez-vous sur votre interlocuteur en amont de la rencontre et préparez vos questions en avance. Démontrez votre intérêt pour votre interlocuteur, ses valeurs,ses qualités, ses accomplissements..etc;
6-Trouvez le lieu approprié pour la rencontre
Il est important que le lieu choisi pour la rencontre soit choisi de façon à faciliter la discussion et les échanges. Pour une conversation réussie, il faut :
- Éviter si possible les lieux bruyants où on a de la difficulté à entendre son interlocuteur.
- Choisir un lieu où il y aura le moins de distractions possibles pour que chacun puisse garder le focus sur la conversation et participer activement aux échanges;
7- Démontrer de l’écoute active
Vous devrez être présent à 100% lors de la rencontre afin de capter à la fois le langage verbal et non-verbal de l’interlocuteur. Vous devrez reformuler les propos de votre interlocuteur afin de vous assurer d’avoir bien compris les détails importants qu’il communique. Sous-questionnez au besoin pour démontrer votre intérêt et manifester la qualité de votre présence. Ça fait du bien de se sentir écouté.
8- Déterminer d’avance le ton de la rencontre
Il faut déterminer d’avance le ton que vous souhaitez donner à la conversation. Le ton doit être adapté au sujet de la rencontre, à l’importance des enjeux et au type de ressenti qu’on souhaite susciter chez notre interlocuteur. Le ton est une composante importante du message qu’on a à délivrer. Il faut donc prendre le temps de le déterminer avant la rencontre.
9- Déterminer à l’avance quelle impression vous souhaiter laisser
Ici, il s’agit de déterminer les impressions que vous souhaitez laisser à votre interlocuteur. Ce choix a une incidence sur les qualités et le type d’énergie que vous démontrez dans une rencontre. Écrivez les d’avance, identifiez les mots-clés afin de vous les rappeler au besoin si la conversation va dans un sens contraire à ce qui était prévu. Cela vous permettra de vous ressaisir et revenir à votre plan initial.
En guise d’exemple, vous pouvez décider de témoigner de:
- L’ouverture d’esprit;
- La fermeté;
- La détermination;
- La bienveillance;
- L’écoute
- La flexibilité
10-Préparer votre plan de sortie
On a beau se préparer à une conversation difficile, on ne pourra jamais en contrôler tous les paramètres. On pourrait avoir en face de nous quelqu’un de tenace, qui témoigne peu d’ouverture, de flexibilité ou fait preuve d’un manque flagrant de civilité. Nous devons nous préparer à ces cas d’espèces afin de ne pas perdre notre sang-froid. Il faut donc décider d’avance ce que nous allons faire dans les situations imprévues comme celles-là avec les phrases appropriées. Autrement, nous pourrions rester figés, subir le reste de la discussion ou devenir désagréable à notre tour. Ce qui serait totalement contre productif. J’ai déjà dans le passé recouru à des phrases clés du style:
- Je pense qu’un dix minutes de pause ferait du bien à tout le monde. Qu’en pensez-vous?
- Nous avons fait quelques progrès aujourd’hui. Je recommande qu’on reprenne rendez-vous dans quelques jours pour finir la discussion. Que pensez-vous de lundi prochain?
Rôle du coach,
Si vous en sentez le besoin, la contribution d’un coach pourrait être appropriée pour vous aider à atteindre vos objectifs. En effet, en préparation de votre conversation, un coach pourrait vous aider par exemple à :
- Vous affirmer. Avoir le courage de dire ce que vous pensez;
- gérer vos émotions pendant une rencontre difficile;
- Améliorer votre communication non verbale;
- Améliorer votre capacité d’écoute active;
- Préparer convenablement votre rencontre;
- Gérer vos appréhensions et vos peurs;
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