Pendant mes premières années dans le monde du travail, l’une des choses qui m’a plus pourri la vie est la gestion des courriels. J’avais l’impression qu’ils rentraient constamment. J’en recevais de clients, de mes patrons, de collaborateurs et même de collègues qui se trouvaient parfois en face de moi.
Non seulement j’étais enseveli sous les courriels mais j’avais l’impression que tout le monde attendait une réponse sans délais. J’avais l’impression que ne pas répondre systématiquement, ralentirait mes collaborateurs dans leurs dossiers et je me faisais un devoir de donner suite à leurs demandes sans délais. La pression que je me mettais pour répondre rapidement était grande et ma boîte se remplissait constamment.
De plus, la perte de temps générée par la gestion continue de mes courriels était énorme. Imaginez qu’à chaque courriel qui rentrait, j’entendais la notification, j’arrêtais le projet en cours, j’allais le consulter et je décidais si j’y répondais tout de suite ou non. Si c’était une petite facile, j’y répondais tout de suite et après je retournais à mes affaires. Cependant j’avais perdu le fil de ce que je faisais et il me fallait donc chaque fois quelques minutes pour me reconcentrer. Ce manège durait environ 6 minutes par courriel et le scénario se déroulait à répétition pour la centaine de courriels que je recevais de façon journalière. Cela représentait donc environ 600 minutes par jour soit environ 6 heures par jour. Il y avait de quoi devenir fou. Je devais donc rester plus tard au bureau pour avancer mes différents projets.
Tout a changé quand je n’arrivais plus à livrer mes projets dans les temps convenus et que je me suis demandé comment je pouvais changer la donne sans passer mes nuits au bureau. Je me suis alors demandé si il fallait absolument répondre à tous ces courriels en temps réel. J’ai donc adopter la stratégie suivante en trois étapes:
1ere étape: On consulte les courriels le matin en rentrant au bureau, pour savoir si des informations nouvelles nous ont été communiquées depuis la veille et si des actions rapides sont requises de notre part. On modifie ainsi son plan de travail prévu pour la journée et on ne se laisse plus distraire.
2ème étape: On reconsulte ses courriels en fin de journée afin de planifier adéquatement sa journée du lendemain. Le nerf de la guerre c’est la planification.
3ème étape: On essaie ce rythme de consultation pendant environ 2 semaines et si on en sent le besoin, on pourrait rajouter une troisième période de consultation en début d’après-midi. Le plus important c’est de s’adapter à notre propre réalité opérationnelle et à notre type de travail.
La durée des périodes de consultations varie de 30 à 45 minutes et ne devrait jamais dépasser une heure pour des questions de focus et d’éfficacité.
Cette façon de faire est simple mais elle fonctionne et elle a changé ma vie. J’ai éliminé une source de distraction importante et je suis beaucoup plus concentré durant l’exécution de mes tâches.
Essayer cette technique et vous me donnerez des nouvelles. Surtout n’oubliez pas que toute technique peut être adaptée à notre propre réalité.
A bientôt
Tellement vrai !
Je vais essayer de mettre en pratique .
Merci Hector. Je te souhaite du succès. Donnes-nous de tes nouvelles !!